Datenschutzbestimmungen

Diese Site basiert auf chayns® von Tobit Laboratories (Tobit). chayns® ist eine Standard-Software-Plattform für Digitalisierung. Sie stellt alle Komponenten bereit, um auf einfache Weise digitale Anwendungen zu realisieren, Angebote zu schaffen und zu nutzen.

Abgrenzung der Verantwortung

Tobit ist als Hersteller von chayns® für die Sicherheit, Verfügbarkeit und Funktionalität der Software sowie für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben verantwortlich. Für die Inhalte dieser Site ist allein der Betreiber verantwortlich.

Die Nutzung von chayns unterliegt dem Nutzungsvertrag für Standard-Software. Die Verarbeitung von Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Tobit verarbeitet keine Daten im Auftrag, weshalb ein Auftragsverarbeitungsvertrag entfällt.

Der Betreiber ist dafür verantwortlich, die ihm durch die Software zugänglich gemachten persönlichen Daten ausschließlich zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu verarbeiten. Sofern er eigene Daten erhebt, ist er für die rechtmäßige Verwendung und Erklärung verantwortlich. Eine eigene Datenschutzerklärung kann als Ergänzung angehängt sein. Tobit hat darauf keinen Einfluss.

Datenschutzerklärung von Tobit

Die folgende Erklärung beschreibt, wie wir persönliche Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes und der DSGVO erfassen, die bei der Nutzung von chayns sowie darauf basierenden Apps, Applications und Produkte erhoben werden.

Tobit Laboratories AG
Emely Schlarpp (Datenschutzbeauftragte)
Parallelstraße 41
48683 Ahaus
eMail: datenschutz@tobit.com
www.tobit.com

1. Grundsätze

Der Schutz Deiner Privatsphäre und persönlichen Daten ist für uns als Hersteller von Standard-Software, die von Millionen Menschen genutzt wird, oberstes Gebot. Deshalb haben wir uns einige Grundsätze auferlegt:

Datensparsamkeit: Wir wollen Deine persönlichen Daten nicht. Deshalb fordern wir nur persönliche Daten an, wenn sie für die Nutzung und Funktion unserer Software unbedingt notwendig sind.
Cookies: Wir verwenden keine Cookies, mit Ausnahme derer, die technisch unbedingt notwendig sind. Deshalb können wir auch auf Cookie-Warnings verzichten.
Eigentum: Deine persönlichen Daten gehören Dir und nur Dir und Du hast alle Rechte daran. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung, Widerruf einer erteilten Einwilligung, das Recht auf Beschwerde und Löschung.
Vertraulichkeit: Sämtliche personenbezogenen Daten werden nach den geltenden Datenschutzgesetzen vertraulich behandelt. Tobit trägt dafür Sorge, dass Deine Daten sicher verwahrt werden und Zugriff und Nutzung auf das Notwendigste beschränkt ist.
Transparenz und Zweckbindung: Wenn wir persönliche Angaben von Dir benötigen, erklären wir Dir, welche und wozu sie benötigt werden.

2. Erfassen persönlicher Daten und Zwecke

Persönliche Daten fragen wir nur dann bei Dir an, wenn sie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich sind. Sie werden in Deiner chayns.ID, Deinem persönlichen Nutzer-Account, gespeichert. Wenn Du möchtest, kannst Du weitere Daten hinterlegen und Einstellungen treffen. Auch die Ausübung deiner oben benannten Rechte sind hier möglich.

2.1. Anmeldung und Registrierung

Unsere Software kannst Du in der Regel anonym nutzen. Für einige Anwendungen und Funktionen kann eine Anmeldung mit chayns.ID erforderlich sein. Damit wir Dich persönlich ansprechen und adressieren können, benötigen wir Deinen Vor- und Nachnamen sowie Deine eMail-Adresse oder Mobilnummer für die Zustellung des Bestätigungslinks.

Du kannst Dich mit Deiner eMail-Adresse oder Mobilnummer und Kennwort oder per Single-Sign-On (SSO) anmelden. Die Nutzung eines SSO-Dienstes ist ein optionales Angebot und ermöglicht Dir eine unkomplizierte Anmeldung z.B. über einen bereits bestehenden Account - z.B. bei Apple, Facebook oder BundID - eine chayns.ID zu erstellen. Bei der Registrierung über SSO zeigt Dir der gewählte Dienst die an ihn übermittelten Daten vorab an. Es werden nur die unbedingt erforderlichen Daten übertragen und gespeichert. Details zur Datenverarbeitung durch die SSO-Anbieter kannst Du den jeweiligen Datenschutzerklärungen entnehmen, die vor der Verwendung angezeigt werden.

2.2. Berechtigungen in Smartphone Apps

Anwendungen, die als native Smartphone App verfügbar sind, findest Du im Google Play Store und im Apple App Store, ggf. auch in weiteren Betriebssystem-unabhängigen App Stores. Für die Nutzung der Stores und die Installation gelten die Datenschutzbedingungen der jeweiligen Anbieter.

Für die Nutzung bestimmter Funktionen in Apps kann die Freigabe von Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Informationen erforderlich sein. Die App fragt das jeweils benötigte Recht unmittelbar vor der erstmaligen Nutzung der Funktion an. An der Stelle gibst Du auch Deine Einwilligung für diese spezielle Berechtigung. Deine Einwilligung ist freiwillig, jedoch u.U. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion. Du kannst sie jederzeit widerrufen.

Folgende Zugriffsrechte können durch Apps angefragt werden:

Kamera - Zum Scannen von QR Codes oder Aufnehmen von Bildern.
Bilder - Zum Versenden von Fotos. Außerdem kann in chayns.ID ein Profilfoto aus dem internen Speicher hochgeladen werden.
Video und Audio - Zum Versenden von Videos oder Sprachdateien.
Bluetooth - Bspw. zum Öffnen von elektronischen Schlössern.
GPS - Zur Erkennung von Seiten oder Angeboten in der Nähe.
Standort (ggf. genauer Standort) - Zum Teilen des eigenen Standortes über den Chat oder zum Auffinden von Beacons, chayns-Sites und chayns Things in der Nähe. Sofern Du ausdrücklich zustimmst, können Standortinformationen auch im Hintergrund genutzt werden, was das Nutzererlebnis unterstützt. Dadurch kann der Standort über den Chat geteilt, sowie Beacons, chayns-Sites und kompatible Geräte in der Nähe gefunden werden, auch wenn die App nicht aktiv genutzt wird.
Dateien - Um Dateien und Dokumente in chayns.Space und chayns.Cards herunter- und hochzuladen wird der Zugriff auf den internen Speicher benötigt. Außerdem können Dateien und Dokumente an eMail- und Chat-Nachrichten angehängt werden.

2.3. Erfassung und Nutzung von Nutzungsdaten zur Verbesserung der Plattform

Zur Behebung von Fehlern und zur Verbesserung der Software speichern wir anonymisierte Nutzungsdaten für die Analyse in Protokolldateien.

3. Weitergabe von Daten

Deine persönlichen Daten sind Deine. Wir behandeln sie vertraulich unter strengen internen Zugangs- und Nutzungsberechtigungen. Wir geben Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung unbedingt erforderlich ist, z.B. um Zahlungen oder Lieferungen abzuwickeln.

3.1. Käufe und Zahlungen

Als Nutzer kannst Du über die Software Artikel und Services kaufen und Abonnements abschließen. Die Kaufabwicklung erfolgt über die chayns Marketplace GmbH, eine 100%ige Tochtergesellschaft von Tobit Laboratories AG. Nach handelsrechtlichen Vorgaben speichern wir dafür Bestell- und Zahlungsinformationen und löschen sie zum Ende der Aufbewahrungsfristen. Für die Abwicklung von Zahlungen können die Zahlungsdaten an den von Dir gewählten Zahlungsdienstleister (z.B. PayPal, Stripe, Banken) weitergegeben werden. Deren Datenschutzrichtlinien sind beim Zahlungsvorgang verlinkt.

3.2. Integration externer Inhalte

Betreiber können externe Dienste wie Google Maps oder YouTube einbinden. Dabei können Drittanbieter unter Umständen personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. Details zur Datenverarbeitung geben die jeweiligen Datenschutzerklärungen der externen Anbieter. Für die Einbindung externer Inhalte ist der Betreiber verantwortlich.

3.3. Integration von Social Media

chayns-Sites können mit Social Media Diensten wie Facebook, Twitter, Instagram oder YouTube verbunden werden. Bei einer Verknüpfung wird eine technische Verbindung zwischen Tobit und den Servern des jeweiligen Social Media Dienstes hergestellt, um Inhalte zu synchronisieren oder zu teilen. Diese Komfortfunktion ermöglicht Betreibern ein Single Source-Publishing von Inhalten.

Für die Nutzung von Verbindungen zu Social Media Diensten ist der Betreiber verantwortlich. Er kann die Verbindung jederzeit ändern oder entfernen.

3.4. Nutzung von AI

Für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung bei Fragen, Kreativaufgaben oder Analysen ist Tobits Universal AI Engine Sidekick™ integriert. Sie ermöglicht Dir die anonyme und DSGVO-konforme Nutzung verschiedener KI-Modelle wie Chat GPT, Claude oder Gemini. Bei der Kommunikation mit den KI-Diensten arbeitet Sidekick™ als Proxy und verschleiert dadurch Deine Identität. Durch die Named-Entity Recognition-Technologie kann Sidekick™ persönliche Daten und schützenswerte Informationen identifizieren und für die Verarbeitung durch die KI durch fiktive Daten ersetzen, so dass keine sensiblen Daten an Dritte gelangen, es sei denn Du verzichtest auf die Anonymisierung.

3.5. Absicherung der Systeme

Zur Sicherung der Software und Systeme nutzen wir Technologien externer Dienstleister im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen Tobit und dem Dienstleister. Cloudflare schützt das Gesamtsystem vor Angriffen und Störungen von außen. Amazon AWS und Microsoft Azure sorgen für eine verteilte, dezentrale Datenspeicherung und Lastverteilung.

Die Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU. Sofern Informationen an Anbieter in Drittländern übermittelt werden, erfolgt dies als technische Notwendigkeit auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (DPF), das den Rechtsrahmen für ein angemessenes Datenschutzniveau festlegt.

4. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Tobit trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Löschung, Änderung oder Verlust sowie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Alle übermittelten Daten werden durch HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) verschlüsselt, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten.

Zur Sicherung der Datenverarbeitung durch Dritte hat Tobit mit allen relevanten Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Darüber hinaus kannst Du selbst zum Schutz Deiner persönlichen Daten beitragen, indem Du nur sichere Kennwörter verwendest, die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierst, Betriebssystem, Anwendungen und Virenschutz aktuell hältst und nur sichere Web-Browser nutzt.

5. Löschung von Daten

Du kannst Deine persönlichen Daten jederzeit in Deiner chayns.ID einsehen, bearbeiten und zur Löschung markieren. Sofern steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen eine sofortige Löschung einschränken, erfolgt die Löschung nach Ablauf der Fristen.

Alle Rechte sind vorbehalten. Stand: April 2025